בעל עסק, מי עושה לך הנהלת חשבונות בעסק?

כל המידע בנושא הנהלת חשבונות יעילה לעסקים

הנהלת חשבונות בעסקים אינה עניין שניתן להקל בו ראש. ריבוי התוכנות המוצע בשוק לצורך הנהלת חשבונות מפתות את בעל העסק העצמאי לנהל את חשבונותיו לבד, ולחסוך את ההוצאה על מנהל חשבונות.

עם זאת, היתרון של העסקת מנהל חשבונות להתנהלות מול הגופים הממשלתיים מוכח בדרכים רבות, ובמקרה של חברה בע"מ מדובר בהכרח.

החוקים הנוקשים של מס ההכנסה, המחייב את המעסיק על שמירת החומר החשבונאי לתקופה של עד שש שנים, הדקדוק בבדיקת גביית המע"מ ועוד, מוכיחים את יעילותו של מנהל חשבונות מוצלח, כל זאת לפני שדובר על ענייני מקדמות והחזרים כספיים המגיעים לך על הוצאותיך, והטבות שונות במס שלא תוכל לקבל אם אינך מודע להם, הם שיבטאו את יתרונותיו של מנהל החשבונות.

הנהלת חשבונות – ניהול ספרים כחוק

תפקידה של הנהלת חשבונות היא למעשה קיומם של תהליכים המאפשרים תיעוד מדויק ומלא של הוצאות והכנסות בית העסק. הנהלת חשבונות תקינה תאפשר לבעל עסק מידע מדויק על מצב רווחיותו או הפסדיו, תאפשר ניהול תזרים מזומנים שוטף, מסייעת בהכנתתוכנית עסקית  וכמובן, ניהול דיווח תקין וברור מול רשויות המס, כחוק.

כל ארגון חייב בהנהלת חשבונות, ובמילה ארגון מוגדרים עסקים כגון מוסד ממשלתי, חברה בע"מ, עסק עצמאי (עוסק מורשה), עוסק פטור ממס, ועוד צורות שונות של התאגדויות.

עקרונותיה העיקריים של הנהלת חשבונות תקינה הם: עקרון הרישום, המתבטאים על ידי איסוף נתונים פיננסיים הניתנים לאומדן כספי, עקרון העלות ההיסטורית, המתבטא ברישום חשבונאי המבוסס על העלות לבית העסק, עקרון הגילוי הנאות, הצגת המידע לרשויות המס ולבעל העסק באופן ברור המאפשר מעקב אחר הכנסות והוצאות העסק והסקת מסקנות לגבי רווחיות העסק וביצוע פעולות ייעול, עקרון האובייקטיביות, בהנהלת חשבונות תקינה, על מנהל החשבונות לשמור על אובייקטיביות ולתעד את העובדות בלבד, ללא הטיות כאלו או אחרות, ועקרון ההקבלה המהווה הכרה בהוצאות מול ההכנסות.

הנהלת חשבונות דו-צידית – שיטת הרישום הכפול

ארגונים הרשומים ברשם החברות כחברה בע"מ או עסקים המנהלים מלאי, מחויבים על פי חוק לנהל את חשבונותיהם על פי שיטת "הרישום הכפול" המכונה הנהלת חשבונות דו-צידית. על פי שיטה זו, כל פעולה כספית של העסק, נרשמת במערכת הנהלת חשבונות אשר בה מחויב לפחות חשבון אחד, וכנגדה מזוכה לפחות חשבון אחד. מכאן שמה, היות ורישום הפעולה יתבצע בשני אופנים, הצד המחויב מול הצד המזוכה.

חברות ועסקים המנהלים הנהלת חשבונות דו-צידית, צריכה לשמור על איזון תמידי בין סכומי החיוב לסכומי הזיכוי, ולמעשה בין יתרות הזכות ליתרות החובה, כך שכנגד כל הוצאה ירשם הנכס הממן אותה, וכנגד כל הכנסה, ירשם הנכס שנוצר בעקבותיה.

הבדלי הדיווח שבין חברה בע"מ לעוסק מורשה

כפי שהוזכר לעיל, חברות מחויבות על פי החוק לנהל מערכת הנהלת חשבונות דו-צידית, אך בנוסף, עליהם להגיש דוחות החתומים על ידי רואה חשבון בלבד. החברות הגדולות, מנהלות את חשבונותיהן על ידי מנהלי חשבונות המועסקים על ידי החברה, ואילו חברות קטנות יותר, מעדיפות את השכרת שרותיהן של משרדים להנהלת חשבונות וראיית חשבון.

עצמאיים ובתי עסקים אשר אינם רשומים כחברה בע"מ ברשם החברות, מחויבים בדרישות קלות יותר מול רשויות המס, ויכולים לעשה לנהל את חשבונותיהם באופן עצמאי, על ידי שימוש בתוכנות לניהול חשבונות וכיוצא בזה. עם זאת, את עיקר שוק הנהלת החשבונות העצמאי, מהווים עסקים ובתי עסק מסוג זה.

הנהלת חשבונות ממוחשבת

מהפכת המחשוב הגיעה לעולם הנהלת החשבונות בתחילת שנות השמונים. עד למהפכה זו היה הרישום החשבונאי פעולה מסובכת ומורכבת, בעיקר הצורך בשמירה על הנתונים, וחישובים שנתיים או ארוכי טווח. היכולות החדשות שניתנו למנהלי החשבונות עקב המהפך הטכנולוגי שבשימוש במחשב פתחו דלתות חדשות, וייעלו באופן אדיר את יכולותיו של בית העסק לאמוד את יעילותו הכלכלית.

התוכנות המוצעות כיום לצורך הנהלת חשבונות מציעות לבית העסק פתרונות כוללים מלבד ניהול חשבונות, לרבות ניהול מלאי, שעות עובדים, עבודה מול ספקים ועוד.